港南區人民政府辦公室關于對全區各單位20

港南区人民政府办公室关于对全区各单位 2015年度机关档案工作进行检查的通知

港南政办通〔2016〕31号

港南区人民政府办公室关于对全区各单位

2015年度机关档案工作进行检查的通知

各镇人民政府、江南街道办事处，区人民政府各组成部门、各直属机构：

根据《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查办法》(桂档发[2015]21号)的有关规定，为全面加强机关档案管理规范化建设，提高机关档案工作总体水平，促进档案事业发展经研究，决定对全区各镇（街道办事处）、区直机关、直属企事业单位2015年度机关档案工作进行检查，具体通知如下：

一、检查内容

1、各立档单位档案行政执法情况；

2、年度归档情况即各单位2015年度文书、科技（业务）、会计、照片、录（音）像、实物等文件材料收集、整理、编目、归档情况；

3、到期档案移交情况即各单位2011年（含2011年）以前属于永久、30年保管的档案向区档案馆移交情况

二、检查时间和工作安排

（一）2016年8月1日至8月31日，各单位完成自查；

（二）2016年9月5日至10月30日，检查组集中开始检查；

（三）2016年11月10日，全区通报检查结果

三、检查步骤

（一）自检自查

各单位对2015年度本机关档案工作情况进行自查，形成书面自查报告自查报告内容包括本机关档案行政执法情况，档案年度归档情况，到期档案移交情况以及存在问题、整改措施等同时需填写如下材料：

1、《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准》评分表（附件1）；

2、2015年度文件材料归档情况表（附件2）；

3、档案工作信息表（附件3）

以上所填写项目视单位实际情况而定，若项目当年未完成的，应如实注明，上述填写的材料统一于集中检查当日递交

（二）集中检查

检查组于9月5日至10月30日进行集中检查，具体检查时间另行通知检查组成员如下：

组 长： 刘丹莉 区人民政府副区长

副组长： 潘非妮 区政府办副主任、区政务主任

吴 红 区档案局局长

成 员： 郑文龙 区档案局副局长

谭冬梅 区档案局业务指导股长

温天美 区档案局档案管理股长

集中检查需准备以下材料：（1）自查报告及本通知附表；（2）各门类归档文件纸质目录一套；（3）保管期限为永久、30年、10年文书档案各一盒，科技（业务）档案一盒，照片档案一盒

（三）通报结果

区政府将根据检查情况，结合《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查办法》(桂档发[2015]21号)的有关规定，对年度检查优秀（80分及以上）、合格（分，含65分）、不合格（65分以下）单位予以通报，凡未完成归档工作或因故未参加检查的单位、未按规定配备档案工作人员、拒绝按规定向档案馆移交到期档案、发生档案损毁丢失泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的，均划为不合格档次通报结果将抄送贵港市档案局

请各单位按照本通知要求，切实做好2015年度机关档案工作，按时参加检查

未尽事宜，请与区档案局业务指导股联系联系人：谭冬梅，联系：0775&

附件：1、《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准 》

2、2013年度文件材料归档情况表

3.单位档案工作信息表

2016年7月19日

公开方式：主动公开

抄送：区委各部门，区人武部，各人民团体；

区人大办，区政协办，区法院，区检察院；

市驻港南各单位

附件1：

广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准

检查项目

检查内容

检查细则

标准

分值

自检评述

自评分值

考评分值

一、组织管理

（15分）

（一）机构人员

1.成立档案工作领导小组，明确单位分管领导，形成部门负责人主管、专（兼）职档案工作人员具体管理的机制（1分）

2.档案工作列入领导议事日程，年内有研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录（1分）

3. 配备有经过档案行政管理部门培训的专（兼）职档案员并保持相对稳定（2分）

4.内设机构和下属单位配备了兼职档案员，履行档案收集移交职责，形成以机关综合档案室为中心的档案工作管理络（1分）

5

（二）制度建设

1.制发了本机关或系统档案管理办法（1分）

2.制定了本机关档案保管、保密、利用、统计、移交、销毁和档案人员岗位制、档案安全应急预案等制度，并得到有效执行（各 0.5分，共4分）

3.本机关各门类和载体的档案实行集中统一管理（1分）

4.制定了符合本机关的档案分类方案（1分）

5.编制有经同级档案行政管理部门审批的《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，并得到有效执行（1分）

6.认真组织学习有关档案法律法规，积极参加档案行政管理部门和档案工作协作组召开的工作会议和组织的交流、培训，按时完成档案行政管理部门要求上报材料等（1分）

7. 参加上年度机关档案工作检查（1分）

10

二、条件保障

（15分）

（一）档案用房

1. 设有独立、安全的档案库房，库容满足今后20年以上保管档案的需要（2分）

2.设有档案员办公室、整理室、阅览室（2分）

（有整理室1分，有档案员办公室0.5分、档案阅览室0.5分）

4

（二）设施设备

1

.有能正常使用的消防报警系统，洁净气体灭火器材在有效使用期内（2分）

2. 库房配备铁门、铁窗、双层遮光窗帘（2分）

3.库房配备满足工作需要的空调机、去湿机，且运行状态良好（2分）

4.有温湿度记录仪（表）、防磁柜、扫描仪、复印机、数码相机等设备（2分）

有防紫外线、防有害生物设施（1分）

9

（三）档案装具

1.库房内配备足够数量、符合标准的铁质档案柜（密集架）（1分）

2.使用的档案卷皮（盒）、备考表等式样、规格及质量符合标准，特殊载体档案有安全适用的专用装具（1分）

2

三、基础业务

（42分）

（一）收集归档

1.机关建立收发文登记制度，台账登记记录齐全完整、准确规范，每年年底送交（复制）档案室保存、备查（1分）

2. 归档文件的制成材料和书写材料符合要求（1分）

3. 各种纸质文件材料归档及时，收集齐全，无漏件、缺页、破损等现象（3分）

4.声像、电子及实物档案齐全完整（3分）

5. 本单位承办的重大活动形成的各种文件材料收集齐全、及时整理归档（2分）

10

三、基础业务

（42分）

（二）整理工作

各门类档案整理做到分类科学、保管期限划分准确、排列合理、编号正确、装订整齐，档号章、档案盒、备考表填写符合规范：

1. 归档文件整理符合《广西壮族自治区归档文件整理质量标准》要求（2分）

2. 基建档案整理符合《广西壮族自治区机关基本建设归档文件整理规则（试行）》或《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T）的规定（2分）

3. 会计档案整理符合《会计档案案卷格式》（DA／T39－2008）要求（2分）

4.照片档案整理符合《广西壮族自治区照片档案整理规则（试行）》要求（2分）

5. 录音、录像档案整理符合《广西壮族自治区录音、录像档案归档整理规则（试行）》要求（2分）

6.实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》要求（2分）

7.电子档案整理符合《广西壮族自治区归档电子文件整理规则》要求（2分）

8.专门档案整理符合有关规定要求（2分）

9.资料整理规范（2分）

18

（三）保管工作

1.档案库房有档案存放示意图，档案柜架标引醒目（1分）

2.库房内整洁卫生，无虫、霉、潮湿、杂物堆放等现象（1分）

3.定期开展档案安全检查，定期更换预防虫、霉药物或进行档案消毒杀虫，并做好记录（1分）

4.全年库房内温度控制在14℃&24℃之间，相对湿度控制在45%&60%之间，并做好记录（1分）

5.按《全宗卷规范》（DA／T）要求建立了全宗卷（1分）

5

三、基础业务

（42分）

（四）统计鉴定

1.建立有档案统计台账，有档案接收、移出、销毁登记（1分）

2.及时、准确向档案行政管理部门报送档案工作统计年报（1分）

3.成立档案鉴定小组，开展到期档案鉴定和向同级国家档案馆移交档案前涉密档案清理工作（1分）

3

（五）移交销毁

1.本机关各内设机构按时向综合档案室移交档案或应归档的各种文件材料，交接手续齐全（2分）

2. 按规定向同级国家综合档案馆移交应进馆档案，交接手续齐全（2分，当年无移交任务可直接得分）

3.及时向同级国家综合档案馆报送政府公开信息（1分）

4.销毁档案严格履行审批及监销手续，并编制销毁清册（1分）

6

四、信息化工作

（10分）

（一）工作条件

配备了档案管理专用计算机及符合管理要求的档案管理应用软件，档案人员熟练操作使用计算机及档案管理应用软件（1分）

1

（二）数据管理

1.建立有各门类档案机读目录数据库，数据库结构及数据著录质量符合要求（2分，按比例计分），查全率达100%（1分，按比例计分）

2. 2005年后形成的属于向同级国家综合档案馆移交范围的档案应全部进行全文数字化且质量符合规范要求（4分，按比例计分，无移交任务的可直接得分），全文数据与目录实现对应挂接（0.5分）

3. 数字化工作台账齐全完整（0.5分），定期开展数据备份工作（0.5分）

8.5

（三）信息利用

可在档案阅览室查阅本单位电子档案目录或全文数据（0.5分）

0.5

五、开发利用

（10分）

（一）检索工具

编制有规范、齐全完整的各门类档案手检式案卷目录、归档文件目录或全引目录（5分，按比例计分）

5

（二）日常利用

严格履行档案查阅登记手续，有利用登记记录（1分）

1

（三）编研开发

1. 按《全宗指南编制规范》（DA／T）编制全宗介绍（1分）

2.编写有组织沿革、大事记、基础数据汇编等（2分）

3.编写档案利用效果实例汇编（1分，区直、市直机关每年10个以上，县直机关每年5个以上）

4

六、档案室等级

（8分）

通过机关档案室等级认定：三级档案室（2分）、二级档案室（4分）、一级档案室（6分）、特级档案室（8分）

（此项最高得8分）

8

七、业务提升

（加分项，10分）

（一）表彰奖励

机关档案工作或档案人员因档案工作成绩突出获本单位及上级机关或档案行政管理部门表彰、奖励的（县级加2分，市级加3分，自治区级以上加5分，此项最多加5分）

5

（二）垂直管理

行业系统档案管理规范化，实行垂直领导，有宏观监督指导职能的单位，行业系统（含直属二层单位）档案室定升级达到一定比率（达50%加2分，达80%加3分，达100%加5分，此项最多加5分）

5

自查时间： 年 月 日 单位名称：（盖章）

检查时间： 年 月 日 检查组组长（签字）：

附件2

2015年度文件材料归档情况表

单位（盖章）： 填报时间：

档案门类

归档件数

案卷（盒）数

备 注

文书档案

科技（业务）档案

会计档案

照片档案

录（音）像档案

实物档案

基建档案

合 计

单位负责人： 档案部门负责人： 填报人：

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